7 modi per rovinare il tuo incontro

Le riunioni hanno davvero una brutta immagine. Non è sorprendente poiché spesso sono troppo lunghi, non esiste un piano chiaro, troppe persone sono invitate e dominano i nostri programmi di lavoro. "Troppi incontri" è stato il primo perditempo in ufficio, citato dal 47% di 3.164 lavoratori in un recente studio di Salary.com. La ricerca mostra che la maggior parte degli uomini d'affari trascorre l'equivalente di un giorno alla settimana nelle riunioni e gli amministratori delegati trascorrono fino al 60% del loro tempo nelle riunioni. Nei miei viaggi, penso che questo sia sottovalutato.

Le riunioni non dovrebbero essere una conversazione significativa tra poche persone per fare qualcosa, prendere una decisione o creare una nuova idea? Le conversazioni sul lavoro di gruppo, sulla collaborazione e sul brainstorming portano tutti entusiasmo, ma quando parli dell '"incontro" in cui si manifesta questo splendore, la storia cambia. Forse le riunioni hanno bisogno di aiuto per il rebranding. O forse è colpa delle persone che guidano e partecipano agli incontri.

Di recente ho contribuito a un articolo del Wall Street Journal che identificava gli assassini della riunione, come il naysayer, il dominatore o il vagabondo. Questi personaggi devono assolutamente essere considerati, ma possiamo essere il nostro peggior nemico.

Se stai utilizzando una di queste tecniche, probabilmente stai organizzando riunioni non valide:

1. Non sei sicuro che la riunione sia necessaria, ma ce l'hai comunque. L'incontro pre-programmato è il peggior colpevole. Qualcuno l'ha impostato come riunione mensile l'anno scorso ed è presente sul tuo calendario. Non hai alcuna decisione o azione ovvia da intraprendere, ma potrebbe sembrare brutto annullarlo in modo da continuare.

2. Avere una riunione quando è sufficiente una breve conversazione tra due persone. Non tutti i problemi richiedono una discussione o una decisione di gruppo. Se Allison e Rob possono parlare per 15 minuti e prendere una decisione, allora fallo accadere e dì loro che vuoi essere il primo a saperlo.

3. Invita chiunque sia coinvolto in remoto. Molti incontri vengono affondati da "includiamo John - è stato coinvolto in questo" o "Karen potrebbe essere in grado di aggiungere qualcosa". Man mano che la lista degli inviti si allunga, la probabilità di sincera discussione aperta si riduce. Chiedi ai decisori e solo quelli che hanno bisogno di essere lì. Dai al non invitato il dono del tempo.

4. Non avere un ordine del giorno. Questo è un ottimo modo per creare un "libero per tutti" poiché ognuno ricorre alle proprie agende personali. Pensaci prima, non mentre stai entrando o componendo il numero. Conoscere i passaggi per raggiungere il risultato e dire a tutti cosa sono. Quindi, è molto più facile quando dici al gruppo che "sebbene sia un argomento affascinante, dovrà aspettare un altro giorno".

5. Non avere nessuno responsabile per facilitare l'incontro. Puoi essere tu o chiedere a qualcuno di svolgere questo ruolo. Anche se conosci i tre argomenti da trattare, se nessuno tiene il gruppo sulla buona strada e gestisce l'orologio, le probabilità che tu copra solo uno dei tre razzi. E questo stimato facilitatore si assicura che le azioni concordate e i proprietari siano confermati alla fine.

6. Trascorri i tuoi primi 15 minuti per accogliere i ritardatari. Questa è la vera perdita di tempo di aspettare e aspettare fino a quando più persone arrivano o ricevono la chiamata. "Aspetteremo solo qualche minuto in più affinché arrivino le persone". O ogni volta che una nuova persona si unisce (in ritardo) per riprodurre ciò che le persone che sono arrivate in tempo hanno già sentito. Indipendentemente dal motivo per cui qualcuno arriva in ritardo, non lasciare che il suo ritardo passi dal problema al problema del gruppo. Inoltre, questo allena tutti ad arrivare in ritardo perché puoi esserlo.

7. Guarda il contrario sul multitasking. Se tutti i partecipanti alla riunione hanno i laptop aperti mentre svolgono altri lavori mentre ascoltano per metà la discussione, hai un problema. Non vedono la riunione come critica, non ti rispettano e / o il gruppo rivedrà più volte gli argomenti per accogliere coloro che ricevono ogni terza parola. Se sei di persona o in teleconferenza, chiedi un po 'di attenzione per una riunione più efficace e più veloce se tutti rimangono in gioco.

Sai che avrai abbastanza sfide con le personalità presenti, cambiando le priorità aziendali e i conflitti con altri eventi, quindi fai la tua parte. Anche tu puoi imparare come condurre un grande incontro, ma per favore, affrettati.