La migliore tecnologia per monitorare i tuoi piccoli

Quale modifica farà la differenza maggiore in termini di efficienza, redditività e successo della tua piccola impresa? Passaggio dalla contabilità cartacea a un sistema software di contabilità.

I programmi software di contabilità odierni fanno molto di più che tenere i libri. Con un clic, puoi generare rapporti che indicano a te e al tuo commercialista tutto ciò che devi sapere sulla situazione finanziaria della tua azienda, importare i dati delle transazioni dalla tua banca, creare e inviare fatture e altro.

Con così tante scelte, come puoi trovare il software di contabilità perfetto per la tua azienda? Segui questo consiglio.

Sai di cosa hai bisogno. Un'attività di consulenza individuale che deve solo tenere traccia delle vendite, delle spese e delle tasse ha requisiti diversi rispetto a un'attività di vendita al dettaglio multi-dipendente che deve gestire la gestione delle buste paga e dell'inventario. Le dimensioni dell'azienda, il numero di clienti e dipendenti e l'industria sono tra i fattori che influenzano la scelta del software di contabilità.

Scopri i componenti aggiuntivi. Alcuni programmi software di contabilità offrono componenti aggiuntivi per espandere la loro funzionalità. Ad esempio, potresti essere in grado di aggiungere programmi per integrare il software con il tuo sito di e-commerce, accettare pagamenti con carta di credito o tenere traccia delle spese, se il software non include già queste funzioni. Tieni d'occhio i costi, tuttavia: le spese aggiuntive possono aumentare rapidamente. Potrebbe essere più sensato dal punto di vista finanziario pagare più anticipatamente il software con tutto ciò di cui hai bisogno.

Consultare il proprio commercialista. Parla con il tuo gestore del denaro per assicurarti che il software scelto generi i tipi di rapporti finanziari di cui ha bisogno. Assicurati inoltre che si integri con il software che utilizza in modo da poter condividere informazioni elettronicamente, accelerando la preparazione fiscale.

Consulta la tua banca. La scelta del software che si integra con il software della tua banca ti consente di importare automaticamente le transazioni bancarie, risparmiando molto tempo.

Ottieni opinioni. Leggi le recensioni sul software che stai prendendo in considerazione, sia recensioni obiettive che recensioni degli utenti. Parla con altri imprenditori per vedere cosa raccomandano.

Pensa al futuro. Ciò che funziona oggi per la tua attività potrebbe non esserlo domani. Tieni a mente i piani di crescita della tua azienda e scegli un software sufficientemente flessibile da non doverlo sostituire se la tua base di clienti, la linea di prodotti o il personale si espandono in futuro.

Metti la tua testa (e dati) nel cloud. Tutte le soluzioni menzionate sono basate su cloud. Invece di acquistare un pacchetto software scaricato e installato sui computer, il software è ospitato online; ti iscrivi pagando un canone mensile. I vantaggi del software di contabilità cloud sono numerosi, tra cui:

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• Gli aggiornamenti avvengono automaticamente in background, quindi il tuo software è sempre aggiornato e non devi preoccuparti di installare patch di sicurezza.

• Finché si dispone di una connessione Internet, è possibile accedere ai propri dati ovunque si stia utilizzando un browser Internet o l'app mobile del fornitore del software di contabilità.

• Il software di contabilità cloud in genere offre una sicurezza maggiore rispetto alla memorizzazione dei dati sulla propria rete.

• Il software cloud può integrarsi con il software della tua banca in modo che le tue transazioni bancarie vengano automaticamente inserite nel tuo sistema contabile.

Scopri il supporto. Che tipo di servizio clienti viene fornito? Potete ricevere aiuto via e-mail, chat o telefono? Come verrà addebitato il costo dell'assistenza ed è disponibile assistenza gratuita? Ad esempio, potresti ricevere supporto gratuito per un periodo di tempo limitato mentre stai imparando a utilizzare il software o avere accesso a forum di utenti gratuiti o centri di assistenza in cui puoi ricevere consigli da altri utenti.

Valuta la mobilità. Di quali tipi di funzioni contabili hai bisogno in viaggio? Se trascorri molto tempo fuori dall'ufficio e hai bisogno di generare fatture, creare stime o tenere traccia delle spese al volo, una buona app mobile sarà importante per te.

Provalo. La maggior parte dei pacchetti software online offre un periodo di prova gratuito in modo da poter vedere se il prodotto è giusto per te prima di impegnarti. La facilità d'uso è importante: il miglior prodotto al mondo non è adatto a te se hai difficoltà a capirlo o semplicemente non ti piace l'interfaccia.

Ecco uno sguardo più da vicino agli strumenti di contabilità online più popolari per i proprietari di piccole imprese. Scegli il software di contabilità giusto per te e ti accorgerai rapidamente di dedicare meno tempo all'immissione dei numeri … e più tempo alla crescita della tua attività.

Strumenti di contabilità

QuickBooks online
QuickBooks è il nome più importante nella contabilità delle piccole imprese per una buona ragione: ha tutte le funzionalità che il tuo commercialista o contabile può desiderare, ma le caratteristiche essenziali sono abbastanza semplici da consentire ai proprietari di piccole imprese di gestirsi. Inoltre, i numerosi componenti aggiuntivi possono creare funzionalità ancora maggiori.

Xero
Un promettente concorrente con i QuickBooks più radicati, Xero è una soluzione contabile completa che può gestire attività contabili complesse come l'ammortamento delle immobilizzazioni. Si integra anche con molte app aggiuntive per fornire gestione delle relazioni con i clienti, inventario, schede orarie e altro ancora.

Sage One
Progettato per aziende individuali, piccole startup e liberi professionisti, il punto di forza di Sage One è il modo in cui integra la gestione dei progetti con la contabilità. Se hai molti dipendenti o inventario, Sage One non fa per te, ma se lavori con appaltatori, liberi professionisti o team virtuali, potrebbe essere proprio quello di cui hai bisogno.

Freshbooks
Inizialmente lanciato come strumento di fatturazione e monitoraggio delle spese, FreshBooks ha aggiunto più funzioni di contabilità e offre una serie di componenti aggiuntivi che possono espandere la sua funzionalità. Il punto forte di FreshBooks è la sua semplicità, mobilità e supporto (live) al cliente. Se sei un professionista o un libero professionista che non ama la contabilità, questa potrebbe essere la soluzione ideale.

FreeAgent
Con un focus sulla semplicità e sulla collaborazione, FreeAgent è una buona soluzione per le imprese individuali, le partnership o i liberi professionisti che lavorano a stretto contatto con gli altri. FreeAgent supporta utenti, clienti e account illimitati; puoi concedere agli utenti diversi livelli di accesso. Ricevi una telefonata gratuita di 20 minuti durante il periodo introduttivo; successivamente, ottieni assistenza via e-mail e un centro assistenza online.

Kashoo
Kashoo farà felici sia te che il tuo commercialista. Questo pacchetto contabile completo segue i principi contabili generalmente accettati (GAAP), ma è anche facile da imparare per i non contabili. Tuttavia, non tiene traccia dell'inventario o dei progetti e, sebbene offra un'app per iPad premiata, non ha un'app per smartphone.

Strumenti di pagamento mobili

Offri servizi ai clienti nelle loro case o vai nei loro uffici e devi fatturarli in seguito? Vendete prodotti durante gli eventi e dovete allontanare i clienti che non hanno denaro? Ricevi subito i pagamenti, ovunque tu sia, con le opzioni di pagamento mobili.

Piazza
Questo servizio accetta carte di credito e debito e addebita il 2, 75% per transazione.

Intuit GoPayment
Questo accetta carte di credito e debito. Paga 2, 75 percento per transazione o paga una commissione mensile per tassi di transazione inferiori.

PayPal qui
Risparmia ogni tanto con una commissione del 2, 7 percento per transazione. PayPal Qui accetta carte di credito e di debito, nonché assegni e pagamenti PayPal.

Strumenti di fatturazione

Ovviamente, i programmi di contabilità completi offrono soluzioni di fatturazione, ma per i momenti in cui desideri qualcosa di facile e veloce, dai un'occhiata a questi strumenti.

Invoice-o-matic e invoice.to.me
Questi servizi sono gratuiti e non è nemmeno necessario registrarsi. Digita le tue informazioni nel modello per creare un PDF che puoi stampare o inviare per e-mail.

La macchina della fattura
Una semplice interfaccia e opzioni come il calcolo delle tasse e la creazione di stime si trovano qui. Gratuito per un utente e fino a tre fatture e stime al mese; piani a pagamento disponibili.

Zoho Invoice
Scegli tra diversi modelli, monitora fatture e pagamenti o accetta pagamenti online. E c'è questa fantastica funzionalità: Zoho Invoice può effettivamente spedire fatture cartacee per te. Gratuito per un utente e fino a cinque clienti; piani a pagamento disponibili.