Come smettere di essere pigro e fare di più

Hai mai dovuto svolgere un'attività che aveva una lunga scadenza, ma non hai potuto raccogliere la volontà di completarla fino a 0, 2 secondi prima della scadenza?

Certo che l'hai fatto. Almeno una volta. Non saresti umano altrimenti.

Tuttavia, potresti aver notato che anche se la scadenza fosse più breve, avresti comunque potuto completarla in tempo. Perché quello?

A prima vista, potresti dire: "Procrastinazione, duh!" Ma ecco una spiegazione alternativa che non ti farà sentire così male.

Per dirla in due parole, il fenomeno si chiama legge di Parkinson, che afferma che "il lavoro si espande in modo da riempire il tempo necessario per il suo completamento".

La prima persona a osservarlo e scriverne ampiamente fu Cyril Parkinson, storico navale britannico e specialista della pubblica amministrazione. Notò che più tempo ai burocrati veniva assegnato un compito, più tempo impiegava a completarlo. Riduci il tempo assegnato e le cose si spostano di nuovo rapidamente.

Legge di Parkinson, pigrizia e procrastinazione

Noi procrastiniamo per una grande varietà di ragioni, come la paura o semplicemente la pigrizia.

Tuttavia, c'è anche una motivazione evolutiva dietro la pigrizia. I nostri antenati vivevano in un mondo in cui le fonti alimentari non erano affatto lontane come oggi. Pertanto, hanno conservato energia per i tempi in cui sono entrati in modalità sopravvivenza: caccia, ricerca di cibo, esplorazione, costruzione e così via.

Se un nostro antenato sprecasse la sua energia in compiti inutili, non sarebbe in grado di affrontare le difficoltà della raccolta di cibo. Quindi, in un contrappeso evolutivo controintuitivo, la pigrizia ha dimostrato di essere un tratto importante nel mantenere viva la nostra specie.

Il che ci riporta alla legge del Parkinson. La nostra biologia ci spinge a non spendere energia per un compito che non è ancora importante per la nostra sopravvivenza. Quindi rimandiamo, ritardiamo, evitiamo, creiamo scuse e così via.

Ma poi, la scadenza arriva, ti tira fuori dall'ozio e ti dà un senso di urgenza. In fondo, sai che perdere la scadenza è un male per la tua sopravvivenza, perché può costarti la reputazione del tuo lavoro, o in alcuni casi anche il tuo lavoro, denaro, beni preziosi, amicizie, relazioni e così via.

Questa paura ti spinge a fare una nottata per finire un progetto, o fare pazze ore straordinarie.

Come puoi intuire ormai, il punto centrale dell'uso della legge di Parkinson è di portarti in una modalità di sopravvivenza lieve in cui effettivamente fai cose, senza oziare (troppo).

Come usare la legge di Parkinson

1. Abituati a fissare le scadenze.

Concedersi vincoli di tempo ti costringerà a ristrutturare le attività lavorative in modo che possano adattarsi al programma.

Progetti e compiti più complessi con una scadenza distante ti cullano in questo falso senso di sicurezza. Il lavoro dovrebbe essere fatto ora, ma non ora, ora.

In casi come questo, suddividere l'attività principale in parti più piccole e assegnare una scadenza per ciascuna, le avvicinerà all'orizzonte temporale e ti dà un senso di urgenza che ti motiva a completarla.

Ma le scadenze possono anche aiutarti a lavorare di meno. O almeno, trascorri meno del tuo tempo in ufficio. È facile trattare la soglia delle 17:00 o delle 18:00 come più di una linea guida che una regola e superarla per completare le attività che hai posticipato durante il giorno.

Il fatto è che quasi sempre sai quando rimandare l'attività ti farà perdere gli straordinari, eppure stai bene. Questo perché non senti di perdere nulla rimanendo più a lungo in ufficio, il che ci porta al punto successivo.

2. Cosa perdi se non rispetti la scadenza?

Il modo più semplice per farti rispettare un limite di tempo è darti qualcosa da perdere se non ti attieni. Pensa a cosa ti stai perdendo indugiando in ufficio.

Se sei tornato a casa prima, potresti guardare un film con il tuo amante, rilassarti in cucina e cucinare il tuo piatto preferito o lavorare su quel tuo progetto laterale. Invece, stai sprecando tutte queste opportunità facendo un lavoro dell'ultimo minuto che avresti potuto fare all'inizio della giornata.

Un buon modo per mantenere un vincolo di tempo è programmare qualcos'altro subito dopo la scadenza stabilita. Ad esempio, se vuoi essere sicuro che finirai di inviare un gruppo di e-mail entro le 18:00, fissa una data alle 06:30 o alle 7:00. Ormai, hai una vera pelle nel gioco per attaccarti al tuo obiettivo e non oziare.

3. Scopri come creare scadenze ragionevoli.

Ci sono davvero solo due motivi per cui potresti voler usare la legge di Parkinson:

1. Riduci le ore perse in cui potresti fare qualcos'altro.
2. Smetti di sentirti in colpa e stressato a perdere tempo.

Tuttavia, quando applichi per la prima volta la regola, potresti sentirti troppo zelante e fissare scadenze incredibilmente strette nel tentativo di lavorare più velocemente.

Questo non funziona Invece, finirai per darti ancora più stress mentre ti affretti a rispettare il limite di tempo. Non solo, ma anche la qualità del lavoro diminuisce.

Il punto della scadenza non è partecipare a una competizione con il tempo, ma ridurre lo stress e perdere tempo.

Questo è da asporto da uno studio di Dan Ariely, un noto professore di economia comportamentale. Il suo esperimento ha coinvolto gruppi di studenti che hanno presentato tre articoli nel corso di un semestre.

• Il gruppo di "libera scelta" potrebbe scegliere le proprie scadenze per la presentazione cartacea.
• Il gruppo di controllo, tuttavia, ha dovuto consegnare i loro documenti in un momento stabilito dal professore.

Rispetto al terzo gruppo di controllo, gli studenti di "libera scelta" hanno goduto meno del loro compito e anche i loro documenti hanno avuto più errori.

La conclusione finale dello studio è stata che mentre le scadenze autoimposte sono efficaci, le persone hanno difficoltà a ottimizzarle correttamente.

Il punto della scadenza non è partecipare a una competizione con il tempo, ma ridurre lo stress e perdere tempo. Se un'attività richiede realisticamente sei ore di lavoro, non tentare di eseguirla in cinque. Se riesci a completarlo in sette ore, è fantastico. Quell'ora in più non è tempo perso, ma un periodo di buffer per eventi imprevisti come una telefonata urgente, una perdita di concentrazione o anche solo un breve periodo di rilassamento.

La legge del Parkinson può aiutarti a ridurre parte del tempo sprecato e dello stress della tua vita e, in alcuni casi, a aiutarti a fare più cose di quanto pensassi possibile.

Per concludere, tieni presente quanto segue ogni volta che applichi la legge:

1. Avere sempre una scadenza.
2. Cosa perdi se non riesci a rispettare la scadenza?
3. La scadenza è realistica? In caso contrario, prova a capire quello esatto.

E un'altra cosa: sii gentile con te stesso e vedi sempre il limite di tempo come uno strumento per aiutarti, ma non come una gara.