Fai di più veloce!

Hai sentito il lamento: non ci sono abbastanza ore al giorno. Forse ti senti così. Piuttosto che friggere il cervello e i nervi lavorando ancora più a lungo, i professionisti della produttività e i ricercatori affermano che puoi prendere provvedimenti per diventare più efficiente nel tempo che dedichi a compiti, professionali o personali. Ecco qui alcuni di loro.

Cancella il disordine. Molte persone sono disorganizzate, sommerse dal disordine, afferma Peggy Duncan, un esperto di produttività personale, allenatore e autore di Atlanta. “Non riescono a trovare ciò di cui hanno bisogno, specialmente sui loro computer. Le persone fanno le cose per anni senza vedere come le fanno. "

Istruisce i clienti a valutare come trascorrono il loro tempo mantenendo un registro orario per diversi giorni in cui registrano ciò che fanno durante il giorno, l'importanza di ogni attività e quali interruzioni li hanno ostacolati.

"Allora hai un chiaro senso di tutti i tuoi perditempo." Duncan dice. Una volta fatto, aggiunge, puoi pensare in modo più chiaro e dare la priorità ai compiti che devono essere eseguiti per primi.

Esci dalla tua testa. I visionari e gli imprenditori hanno spesso una grande idea, ma nessun progetto per realizzarlo, afferma David Allen, autore del best-seller Getting Things Done: The Art of Free senza stress

e un esperto di produttività con sede in California. Il problema: “La maggior parte delle persone non si divide nella successiva singola azione fisica che devono intraprendere. Per la maggior parte, le persone sono molto più avanti di se stesse.

"La maggior parte delle persone non ha idea di come orientarsi", continua Allen. “Il tuo cervello sta provando a multitasking e proprio non può farlo. Se stai solo tenendo le cose nella tua testa, sarai guidato dall'ultima cosa o dalla cosa più forte nella tua testa. Definisci qual è il risultato che stai cercando. Qual è la prossima azione che devi fare per muovere l'ago verso quella? ”E poi la prossima e la successiva fino a quando non avrai una mappa verso il tuo obiettivo.

Fai una lista di controllo. Spesso rimandiamo ad affrontare qualcosa di particolarmente scoraggiante. Ancora una volta, compila un elenco di passaggi necessari per completare il lavoro, ma per motivare te stesso, attraversa ogni passaggio mentre lo fai, anche se è solo una piccola cosa per farti avanzare, dice Duncan. Con ogni elemento selezionato, l'attività diventa più piccola e più gestibile.

"I tuoi giorni migliori sono giorni in cui fai un po 'di cose fatte che incidono su cose più grandi", aggiunge Allen.

Sviluppa una cassetta degli attrezzi. "Tutto il lavoro che devo fare, tutti gli impegni che ho, l'ho esternalizzato in modo da poter dare un'occhiata veloce a quelli e decidere se voglio fare uno di loro", dice Allen. Per evitare questo, Allen impiega di tutto, dalle note annotate e dal mantenimento di una posta in arrivo fisica a strumenti digitali come la sveglia parlante. Raccomanda ai clienti di sperimentare vari aiuti digitali come Microsoft Outlook, IBM Notes e iPhone Reminders, solo per citarne alcuni.

Valuta i pro e i contro. La maggior parte di noi ha tra i 30 e i 100 progetti che dobbiamo affrontare in qualsiasi momento, dice Allen, dal banale all'importante. Questi, spiega, sono cose che richiedono più di un passo per finire, sia che si tratti di acquistare un'assicurazione auto o di tagliare i costi nella propria attività.

“Una cosa importante che tutti si chiedono è: qual è il valore se riesco a fare questa cosa e qual è il rischio se non lo faccio? "Dice Allen. “Questo aiuta le persone a riformulare le proprie teste. Odio fare le mie tasse. Grande. In caso contrario, che cosa accadrà? "

Elimina le distrazioni. Forse pensi di essere un maestro nel multitasking, immune alle distrazioni. Le probabilità sono sbagliate. Molte ricerche rivelano che realizziamo di più facendo di meno. I ricercatori dell'Università di Stanford, ad esempio, hanno sottoposto 100 studenti a una serie di tre test multitasking e hanno concluso che i multitasking pesanti hanno sottoperformato i multitasking leggeri. I primi erano "succhiatori per irrilevanza", ha detto uno dei ricercatori. "Tutto li distrae."

Se il tuo computer ti avvisa in modo udibile di ogni nuova e-mail, disattiva l'audio, avvisa Duncan. Silenzia il tuo cellulare. “Le persone hanno questa mentalità di emergenza del 911. Quindi si distraggono e vanno in qualcos'altro. Concentrati solo su una cosa e finiscila o arriva a un buon punto di arresto "prima di esaminare e-mail, social media e messaggi vocali, dice.

Meno è meglio. Il professore di psicologia della Florida State University K. Anders Ericsson e colleghi accademici hanno studiato musicisti, attori, atleti e giocatori di scacchi e hanno scoperto che lavorare in segmenti altamente concentrati di 90 minuti, seguito da pause sostanziali, riduzione dell'esaurimento mentale e massimizzazione della produttività. Inoltre, "artisti d'élite" in vari campi in genere non trascorrono più di 4-5 ore al giorno nel campo prescelto, secondo Ericsson.

"Quando le persone sono interpreti esperti, sembrano essere completamente concentrati sulla necessità di concentrarsi", afferma Ericsson. “Devi andare al passo con te stesso. Qui è necessario avere fondamentalmente la possibilità di rilassarsi. ”In altre parole, evitare il burnout.

Questa è una delle massime di The Energy Project, una società di consulenza fondata dall'autore ed ex giornalista Tony Schwartz, i cui clienti hanno incluso Google, Coca-Cola e il dipartimento di polizia di Los Angeles. "Non siamo fatti per correre ad alta velocità, continuamente, per lunghi periodi di tempo", afferma la società.

Stia tranquillo. Non importa quanto tu sia organizzato, i tuoi sforzi per essere più produttivi potrebbero essere inutili se sei costantemente affaticato. Molti di noi lo sono. Un sondaggio del 2011 condotto dai ricercatori della Harvard Medical School e altri ha stimato che l'insonnia è una fuga annuale di $ 63 miliardi nell'economia americana a causa della perdita di produttività.

E uno studio del Brigham and Women's Hospital di Boston ha scoperto che le partecipanti che erano limitate a una media di 5, 6 ore di sonno a notte impiegavano più tempo a svolgere attività come la ricerca di informazioni in modo rapido e preciso sui monitor dei computer rispetto a quando avevano un sonno adeguato. La loro velocità diminuiva progressivamente con ogni settimana successiva di stanchezza.

Le esigenze di sonno variano, ma la maggior parte degli adulti richiede dalle sette alle nove ore, secondo la National Sleep Foundation. Dormire abbastanza di notte è l'ideale, ma fare un sonnellino è un altro modo per mitigare i deficit del sonno. Numerosi studi hanno dimostrato che il pisolino migliora la memoria, l'apprendimento e il pensiero creativo.

Gli esperti del sonno affermano che un pisolino da 20 a 30 minuti è l'ideale. Uno studio sui controllori del traffico aereo ha scoperto che coloro che hanno dormito in media 18 minuti durante una sessione di pisolino di 40 minuti si sono comportati meglio nei test di misurazione della vigilanza e dei tempi di reazione. Altre ricerche mostrano che i pisolini più lunghi producono ancora più benefici. Ma lunghe sieste spesso non sono fattibili per le persone indaffarate e possono produrre più rigidità post-sonno e interrompere il sonno notturno.

Per fare un pisolino con successo, mantenere la temperatura ambiente confortevole. Limita il rumore e il filtraggio della luce. Non posticipare a fine giornata.

David Allen è tra i sostenitori del sonnellino. “Vado a fare un pisolino dopo aver parlato con te. È meglio di una tazza di caffè. "