Gli effetti "terribili, orribili, non buoni, molto cattivi" delle interruzioni dell'ufficio

Sapevi che il lavoratore di ufficio medio viene interrotto ogni tre minuti e che possono impiegare 23 minuti solo per tornare da dove avevano interrotto?

Il consulente per l'efficienza e il flusso di lavoro Edward G. Brown ha studiato gli effetti dannosi di interruzioni come queste sulla produttività dell'ufficio, sulla soddisfazione sul lavoro, sulla qualità delle prestazioni, sui profitti dell'azienda e sulla soddisfazione personale - e questo è ciò che ha scoperto:

Attraverso la mia ricerca, ho scoperto che anche le persone altamente disciplinate e focalizzate perdono abitualmente dalle tre alle cinque ore al giorno a "banditi del tempo" (persone che li interrompono, per quanto innocentemente). Le mie conclusioni si stavano cristallizzando e stavo iniziando a scriverle in un libro. Poi una realizzazione spiacevole cominciò a sorgere su di me …

Darei a uno o più dei miei eccellenti dipendenti un incarico importante e urgente e sarebbero partiti: entusiasti, impegnati e concentrati. Ma la prossima cosa che sai, li chiamerei con un'altra idea, domanda o incarico. Riattaccerei, soddisfatto di aver chiarito bene la mia agenda. Ma come pensi che si sentissero?

Sgonfiato, scoraggiato, distratto: ecco come. Improvvisamente ha portato a termine un progetto in cui erano profondamente immersi ed entusiasti. Costretti a spostare la loro attenzione su un altro argomento di cui il loro capo è stato improvvisamente entusiasta e rispondere con l'entusiasmo che i buoni impiegati portano agli entusiasmi del capo.

Interrompendoli, stavo aprendo la strada a tutti quei mali di interruzione di cui stavo scrivendo. Ero un bandito del tempo.

E allora? potresti dire. Sei il capo: le tue priorità non dovrebbero stabilire l'agenda della tua squadra? Ecco "quindi cosa":

Innanzitutto, brevi interruzioni non sono innocue. Non sono nemmeno brevi. La loro apparente brevità rende il bandito del tempo innocente, ma le interruzioni, non importa quanto veloci, danneggiano.

I dipendenti sono stati espulsi dal lavoro per tanto tempo li ho tenuti impegnati. E quando ho finito, pensi che abbiano ripreso proprio da dove avevano interrotto? No, hanno dovuto immergersi nuovamente nel progetto, ricordare dove si trovavano e cosa avevano deciso di fare dopo, e quindi sperare che l'ispirazione e l'entusiasmo siano tornati.

Poi hanno dovuto reprimere la loro frustrazione nel doverli raggruppare, perché erano stati su un tiro e ora sembra stantio. Avevano perso slancio, ma sono professionisti, quindi spendono tutta l'energia necessaria per tornare dove erano. Ma la fatica trascina quel dispendio di energia e sapere che devono recuperare il tempo perduto provoca angoscia. L'angoscia e la fatica portano a errori, che richiedono ancora più tempo per correggere.

Quindi, rubando il tempo dei miei dipendenti, stavo rovinando il loro lavoro, tutto mentre pensavo a quale grande capo dovevo impegnarmi così liberamente.

Successivamente, stavo creando una perdita di produttività e profitti . Assumere persone significa pagare per il loro tempo. Per tutto quel tempo che hanno perso cercando di tornare in pista dopo che li ho deragliati? Stavo pagando un extra per questo! In straordinario, o nel rendere felici le persone sovraccariche di lavoro attraverso aumenti e bonus, stavo spendendo di più per guadagnare di meno.

Infine, stavo dando un terribile esempio, modellando una cultura in contrasto con le mie convinzioni più profonde su individui, prestazioni, tempo e soddisfazione. Se potessi alzare il telefono e interrompere le persone occupate a mio piacimento, perché qualcun altro dovrebbe avere qualche scusa per fare lo stesso? Una cultura di interruzioni prospera in cui il capo tratta il tempo e la concentrazione della sua gente come un prodotto economico.

Pensi di essere colpevole di essere anche un bandito del tempo? Ecco alcuni consigli:

1. Motivati ​​a cambiare calcolando il costo della tua abitudine.

Stimare, prudentemente, che ogni dipendente perde due ore al giorno a causa di interruzioni. Aggiungi quei dollari improduttivi all'ora. Oppure calcola in questo modo: se il mio posto di lavoro è tipico, ciò significa che i dipendenti stanno perdendo dalle tre alle cinque ore al giorno. Quindi, se eliminassimo completamente le interruzioni, potremmo cavarcela con circa il 30-40 percento in meno di dipendenti o quelli che abbiamo potrebbero produrre più lavoro. Il punto è, mettici una matita, in modo che quando la tua determinazione vacilla, puoi ricordare perché devi cambiare.

2. Controlla il tuo privilegio alla porta.

Stai involontariamente affermando il privilegio esecutivo di richiedere l'attenzione dei tuoi dipendenti senza prima considerare le loro esigenze? In tal caso, all'inizio non sarà facile cambiare. Non saresti il ​​capo se non volessi sporgere il collo, spingere in avanti, superare gli ostacoli e correre rischi dove gli altri potrebbero non farlo. Quindi, imparare a mitigare i tuoi entusiasmi e il tempo delle tue incursioni richiede una seria introspezione e pratica.

3. Non andare da solo.

Parla con i tuoi dipendenti di come intendi cambiare e perché. Arruolare la loro collaborazione. Insegnate loro come rispondervi quando vi arrendete (perché lo farete. Lo faccio, e ho letteralmente "scritto il libro").

Ricorda, non diranno mai: "No, capo, sono troppo occupato per essere interrotto da te!" Devi aiutarli con idee per scoraggiarti educatamente in un modo che serva entrambi, come, "Sicuro, capo, Posso farlo ora, ma in realtà sono rimasto solo un paio d'ore dal completamento del rapporto che hai chiesto ieri. È piuttosto complicato, quindi potremmo entrambi stare meglio se lo avessi avvolto per primo. Allora ti chiamerò entro, diciamo, al più tardi alle 3:00, pronto a dare alla tua nuova idea la mia totale attenzione. Funzionerà per te? "

4. Dopo aver rotto l'abitudine di interruzione, guardati intorno. Ci sono altri collaboratori aziendali alla cultura dell'interruzione?

L'open space popolare di oggi può contribuire, in particolare se non ci sono abbastanza luoghi tranquilli e regole per rispettare le necessità reciproche di concentrazione. Un altro è un'eccessiva attenzione ai vari dispositivi e allarmi di interruzione. Ancora una volta, arruolare i dipendenti nel trovare l'ambiente migliore per le loro esigenze di concentrazione.

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