Come: avviare una conferenza

South by Southwest, TechCrunch Disrupt, TEDx: queste conferenze sono cresciute da eventi dell'industria traballanti tenuti nelle sale espositive degli hotel a incontri alla moda che si infiltrano nel popolare vernacolo. Ti sei mai chiesto come gli organizzatori lo hanno fatto accadere?

Non sono solo i grandi discorsi catturati su YouTube che si diffondono sul Web. Il Convention Industry Council riferisce che il settore delle riunioni e delle conferenze genera entrate per $ 28 miliardi. Questo è più che l'industria automobilistica.

La tecnologia sta facilitando e guidando questa tendenza recente. Adrian Segar è un veterano consulente di progettazione di conferenze e autore di Conferenze che funzionano: creare eventi che la gente ama . Dice che, più che mai, le persone che sono incollate ai loro dispositivi e che lavorano sempre più in remoto hanno fame di interazioni e comunità faccia a faccia. La tecnologia semplifica anche la fase di avvio della conferenza. "Non è mai stato così facile creare il tuo evento e commercializzarlo", afferma Segar. “Il rovescio della medaglia è che molte persone lo stanno facendo. Quindi devi davvero distinguerti e farlo bene. "

Ecco cinque regole per la creazione di grandi conferenze:

1. Trova la necessità di compilare. Le tasse di ammissione e le sponsorizzazioni dovrebbero renderlo uno sforzo in pareggio ma non creare un profitto enorme. Concentrati sulla ricerca di "qualcosa che ti appassiona, qualcosa che nessun altro sta facendo dove puoi davvero servire la tua comunità", dice Segar.

2. Identifica i tuoi obiettivi. Le conferenze possono andare a beneficio dei proprietari di piccole imprese approfondendo le loro reti, elevando i loro profili e l'autorità del settore e offrendo ai loro clienti un valore aggiunto offrendo loro impegni di conversazione. “Ci sono centinaia di professionisti della riunione che lo fanno da decenni. Un novizio che fa questo solo per fare soldi è una premessa falsa. ”Non abbiate paura di iniziare in piccolo, poiché la maggior parte delle conferenze in tutto il mondo è frequentata da meno di 100 persone ciascuna, dice Segar.

3. Scegli i relatori giusti, ma non fare affidamento interamente su lezioni di grandi nomi. È necessario impostare un budget per gli oratori. Tuttavia, non aver paura di inseguire persone fuori dalla tua portata. "Spiega che il tuo budget è stabilito e poi chiedi se sarebbero disposti a lavorare con te." Diventa creativo sull'aggiunta di valore, anche nel marketing a pagamento del libro dell'esperto o nella promozione di una causa che sostiene. “Indennità di menzione nella corrispondenza iniziale. Altrimenti insulterai molte persone ", dice Segar.

Quando progetti il ​​tuo evento, usa strategicamente queste voci di esperti. Il valore delle conferenze si è spostato verso la connessione e l'apprendimento tra pari. "Dopotutto, 100 persone nella stanza conoscono collettivamente più di una persona che presenta", dice Segar.

Avere tre relatori principali presenti per 20 minuti ciascuno e quindi condurre discussioni sulla tavola rotonda più piccole. Trova anche i modi in cui i partecipanti possono apprendere rapidamente gli uni sugli altri. Ad esempio, fai in modo che tutti ai giradischi si presentino brevemente e rispondano alla domanda: "Cosa vuoi da questo evento?"

4. Presta attenzione a tutti i dettagli dell'evento o assumi qualcuno per produrlo per te. "Le persone potrebbero ricordare o meno il relatore principale, ma ricorderanno se il pranzo non è stato servito in tempo", dice Segar. "Deve essere logisticamente fluido affinché le persone vogliano tornare l'anno prossimo".

5. Mantienilo in vita tutto l'anno. Crea un gruppo Facebook privato per i partecipanti. Gestisci un blog o un podcast e aggiorna i partecipanti precedenti via e-mail. "Gli eventi non dovrebbero iniziare il primo giorno e terminare dopo la cena finale", afferma Segar. “Un evento di successo lascerà le persone che vogliono connettersi in seguito. Questo diventa il tuo gruppo principale di clienti desiderosi di venire la prossima volta. ”

Frances Mazur

Proprietario

Azienda: Mazur Group, una società di reclutamento esecutivo con sede a Los Angeles per l'industria della bellezza

Conferenza: tavola rotonda di Beauty Biz

Vantaggi: reclutamento, creazione di valore aggiunto per i clienti sotto forma di opportunità di parola, elevate presenze nel settore

Ho lanciato la mia azienda nel 2007 e ho avuto un fantastico primo anno. Quindi l'economia si è schiantata. Il mio telefono stava squillando con ottimi candidati in cerca di lavoro, ma non avevamo molto da offrire. Era demoralizzante per la nostra rete e paralizzante per noi. Decidemmo che avevamo bisogno di un evento per ricostruire il business e nacque la Beauty Biz Roundtable.

La prima conferenza aveva solo 40 posti e si esaurì immediatamente. Da allora è cresciuto fino a 100 partecipanti, ma il formato è lo stesso: abbiamo oratori di spicco, come i proprietari e i dirigenti dei saloni nazionali, così come oratori fuori dal comune che sorprendono davvero il nostro pubblico con informazioni straordinarie, come un esperto di analisi dei social media.

La mia azienda beneficia in diversi modi. Ci posiziona come leader nel nostro spazio: in un recente evento, il CEO di una società mi si è avvicinato e mi ha detto: "Siamo alla ricerca di un nuovo vicepresidente del marketing e conosci chiaramente tutti nel settore". La società è diventata un nuovo cliente . Questi eventi ci consentono anche di rimanere costantemente in contatto con nuovi candidati. Mi permettono anche di aggiungere valore ai nostri clienti esistenti. Se sto lavorando con un cliente, posso toccare uno dei suoi dirigenti per essere un oratore. Nessuno dei nostri concorrenti può farlo.

Non abbiamo mai pagato un centesimo ai nostri oratori e siamo molto selettivi nel portare sponsor. Devono davvero adattarsi al nostro marchio, elevare l'evento e rimanere concentrati su chi vogliamo attrarre.

Il nostro ultimo evento, al prezzo di $ 90 per biglietto, aveva una lista d'attesa di 90 persone e persone che volavano da tutto il paese per partecipare. Ora stiamo aumentando la tariffa a $ 125 ed esplorando i modi per aggiungere la nostra tavola rotonda a eventi del settore più grandi. Ma continuiamo a concentrarci sull'offrire ai nostri partecipanti modi di fare rete con le migliori persone nei loro campi e offriamo ai nostri oratori l'opportunità di entrare in contatto con i loro coetanei, cosa rara nel settore della bellezza.

Shea Coakley

Proprietario

Azienda: LeanBox, un servizio di ristorazione con sede a Boston che le aziende possono offrire ai propri dipendenti

Conferenza: Perks Convention, un raduno di aziende che forniscono vantaggi sul posto di lavoro e potenziali acquirenti

Vantaggi: nuova attività, posizionamento come leader nel settore

Nel partecipare a eventi e conferenze di networking tradizionali rivolti ai professionisti delle risorse umane, mi ritroverei spesso a spiegare il mio servizio a una persona, ma qualcun altro cercherebbe di entrare nella conversazione per scoprire cosa fanno le altre aziende nello spazio dei vantaggi aziendali . Mi sono reso conto che la mia attività è in un nuovo settore in cui c'è molta domanda, ma non molta consapevolezza.

I leader di ogni azienda stanno lottando per attrarre e trattenere i migliori talenti. Leggono degli straordinari vantaggi offerti da aziende come Google e Apple e presumono che siano troppo piccoli per offrire lo stesso, anche se molti vantaggi sono convenienti o gratuiti per l'azienda. Insieme al mio partner, 20/20 Optometry, un servizio di optometria in loco, abbiamo lanciato la prima conferenza sui vantaggi ad agosto presso il Microsoft Nerd Center di Cambridge, in Massachusetts.

Avevamo 28 venditori, che hanno pagato $ 200 ciascuno per allestire gli stand, e 500 partecipanti, che sono stati ammessi gratuitamente. La conferenza stessa ha realizzato un piccolo profitto, ma solo attraverso quell'unico evento, abbiamo ottenuto 15 nuovi account. Ha davvero preso una vita a sé stante.

Continuiamo la conversazione con fornitori e clienti tramite Twitter, un gruppo LinkedIn e un elenco di e-mail. Mentre la prima convention si è concentrata sui servizi con sede a Boston, una seconda per l'intera regione del New England è prevista per marzo e abbiamo programmati incontri trimestrali per i fornitori in rete. Oltre a far crescere la mia attività, desidero essere l'esperto esperto in vantaggi aziendali e questa conferenza mi sta aiutando a farlo.

Chris Dessi

Proprietario

Azienda: Silverback Social, un'agenzia di marketing di Chappaqua, con sede a New York

Conferenza: Vertice digitale di Westchester

Vantaggi: posizionamento come leader locale nel marketing, nuovi clienti, aumento dei profitti

Quando ho lanciato la mia agenzia di marketing a Westchester, New York - solo un salto da New York City - stavo parlando con imprenditori e imprenditori di grande successo nella comunità che non avevano nemmeno pagine di Facebook o non capivano il valore di un profilo LinkedIn. È stato difficile spiegare il valore della mia attività. In passato, avevo ottenuto nuovi affari parlando alle conferenze, quindi ho cercato su Google il "vertice digitale di Westchester" e sono rimasto sorpreso che non ci fosse nulla di simile in giro.

Mi sono detto, okay, immagino di dover essere io a farlo.

Cinque mesi dopo, ho prenotato un centro conferenze in grado di ospitare 3.000 persone e ho iniziato a decodificare l'evento. Conoscevo Gary Vaynerchuk, il gigante dei social media. Non potevo permettermi la sua solita tassa di parola, ma accettò di abbassarla. Se vuoi fare qualcosa di grande, devi invitare grandi persone. Prenotando Gary, siamo stati in grado di attrarre relatori da LinkedIn, Facebook, The Huffington Post, IBM e General Electric. Non pago loro nulla; la maggior parte di questi oratori non chiede nemmeno un onorario. Ho organizzato una cena privata per loro come modo di dire "grazie", ma il 90 percento di loro non si è presentato.

Il primo anno abbiamo regalato un sacco di biglietti e ne abbiamo partecipato 500. Ho perso soldi nel primo evento e ho rotto anche nel secondo. Oggi le sponsorizzazioni coprono i miei costi e le vendite dei biglietti sono il sugo. Ma il vero valore sono i nuovi affari per la mia agenzia. La metà dei miei nuovi clienti arriva attraverso la conferenza. È molto più facile mandare qualcuno al summit piuttosto che provare a convincerlo perché deve essere su Twitter. Semplicemente non ottieni questo tipo di nomi a Westchester. È un monopolio, francamente.

Vi è un enorme bisogno di queste informazioni nelle comunità più piccole. I proprietari di piccole imprese semplicemente non possono permettersi di recarsi a New York o San Francisco per grandi conferenze. Ho acquistato 67 URL per vertici digitali nelle città di tutto il mondo. A settembre abbiamo prodotto il Vertice digitale di Baltimora e ora abbiamo programmato i vertici per Boston; Las Vegas; Nashville, Tenn .; Detroit; e Dubai nei prossimi due anni. Il vertice di Westchester del maggio 2015 è diventato un evento di due giorni.

Guarda come il curatore principale di TED ha creato un movimento con le conferenze basate sulla discussione, diventando il principale trafficante di grandi idee.