7 semplici modi per massimizzare lo spazio di lavoro e la produttività

"Essere impegnati significa fare cose, ma essere produttivi significa fare cose". Le parole più sagge potrebbero non essere mai state dette, nonostante le origini anonime di quella citazione ispiratrice. Come leader, ci credo più che mai, anche se non l'ho capito completamente all'inizio della mia carriera. In effetti, ho passato anni a provare diverse strategie volte a massimizzare la mia produttività. E continuo a saperne di più; è stato un esperimento permanente.

5 strategie per la tua giornata lavorativa più produttiva

Ho cercato risposte alte e basse, ma una soluzione chiave era letteralmente di fronte a me: la mia scrivania era un casino. Ciò è importante perché non solo perdi tempo a sistemare il disordine, ma uno spazio non organizzato crea energia negativa. Certo, ho fatto le cose, e ho continuato a imparare e crescere nella mia carriera, ma non è stato fino a quando avevo 40 anni che ho finalmente capito cosa funziona per massimizzare il mio spazio di lavoro.

Ora che ho implementato completamente la formula, sono molto più felice e infinitamente più produttivo. La mia scrivania è ora la mia oasi. L'adozione di queste sette abitudini ha fatto la differenza:

1. Pulisci il tuo spazio.

Semplificare spesso significa ripulire. Alcune persone sono naturalmente più ordinate, ma la ricerca chiarisce che uno spazio di lavoro ordinato e semplificato promuove la produttività per tutti. Influisce anche sul rapporto con i colleghi, poiché molte persone presumono che i collaboratori con aree di lavoro disordinate o sporche siano pigri o disorganizzati.

Pensa alle prime impressioni che hai avuto. Quando entri in un ristorante, hotel, bagno o negozio pulito, noti. E, consapevolmente o no, credi che lo stabilimento si preoccupi dei dettagli e sia orgoglioso del lavoro. Ho sempre pensato che prendere qualche minuto per assicurarti che il tuo spazio di lavoro sia pulito e ordinato ti consentirà di concentrarti sulle cose più grandi e ti farà sembrare più competente nel processo.

2. Crea la giusta energia.

Il tuo spazio di lavoro riflette chi sei, quindi rendilo accogliente, calmante e concentrato. La formula è fluida, ma incorporando alcuni tocchi personali - una foto o due, una piccola pianta in vaso, un cubo di Rubik - con un sacco di spazio aperto sulla scrivania farà miracoli per la tua concentrazione mentale. Un'illuminazione di qualità che non sia troppo abbagliante e non troppo fioca è anche vitale per una produttività ottimale.

Preferisco il minimalismo quando organizzo il mio spazio di lavoro, libero da distrazioni. E credo che l'energia positiva ti renda più produttivo. È difficile da descrivere, ma lo sai quando lo senti; non è assolutamente lo stesso per tutti. Ma è importante circondarti di pezzi, mobili e persone che creano energia positiva per te . Per me ciò significa colori neutri, ottima illuminazione, piante, accesso alla luce naturale e (ovviamente) straordinari collaboratori.

Ecco come dovrebbe apparire la tua scrivania in base al tipo di personalità

3. Disattiva le tue notifiche.

Stai guardando qualcuno fare una presentazione e gli avvisi continuano a comparire sul loro schermo. Si comportano come se non fosse una distrazione, ma devono mettere in pausa e chiudere la notifica prima di proseguire. L'abbiamo visto tutti; Succede tutto il tempo. È probabile che accada anche alla tua scrivania.

Una delle cose migliori che ho fatto per la mia produttività è stata quella di chiudere le mie notifiche. Assolutamente nulla viene visualizzato sullo schermo del mio computer e nessuno si diffonde sul mio telefono tranne la mia famiglia. L'idea che essere costantemente disponibili ti rendano un lavoratore migliore è un mito. Chiudi gli avvisi, stabilisci intervalli di tempo per il controllo dei messaggi e osserva il tuo aumento di produttività.

4. Tagliare sulla carta.

Il disordine sulla scrivania e nell'area di lavoro ti rallenta, ti distrae e aumenta lo stress. Probabilmente non avrai bisogno della maggior parte delle cose sulla tua scrivania e tutti i documenti di cui potresti aver bisogno in un secondo momento possono essere archiviati. Nel complesso, tuttavia, la ricerca di documenti archiviati elettronicamente è molto più efficiente rispetto allo scavo di centinaia di documenti.

5. Crea una pila.

Lo ammetto, sono un impilatore. Per quanto sia chiara l'area di lavoro, ho sempre una singola pila di fogli su un angolo della mia scrivania, pronta per la mia attenzione. Faccio il mio stack durante il giorno e lo svuoto prima della fine della giornata o prima cosa al mattino. Copro anche il mio stack in modo da non essere distratto da ciò che è in cima. In questo modo, so cosa richiede la mia attenzione immediata e posso rimanere concentrato su compiti più tempestivi.

6. Tenere un quaderno.

Può sembrare arcaico, ma la ricerca ha dimostrato che scrivere note a mano crea una migliore conservazione. Scribacchiando un elenco o un ordine del giorno ogni giorno ti consente di ordinare e dare priorità alle attività nella tua testa, in modo da entrare nella tua giornata con più chiarezza e concentrazione. Tengo sempre un taccuino aperto sulla mia scrivania, accanto alla mia pila di carta, e lo porto a tutte le mie riunioni.

L'idea è stata convalidata quando ho letto che Sir Richard Branson ha anni di quaderni pieni di innumerevoli idee e pensieri. Ho provato molti notebook nel corso degli anni. Per me, sono pagine bianche vuote senza linee. Questo layout semplice e pulito mi permette di disegnare un'idea, scrivere alcune parole, fare un elenco, ecc. È scorrevole, che funziona per me.

Come il journaling a mano ha cambiato la mia vita

7. Pianifica il tempo delle persone.

Ogni lavoro richiede un faccia a faccia con colleghi e venditori. Che si tratti di controllare i dipendenti che controlli, rispondere alle e-mail dei clienti o ascoltare le chiamate relative al tuo prodotto, le persone impiegano del tempo. Lo ignoravo, quando programmavo le attività per riempire ogni minuto della mia giornata lavorativa.

Ora provo a risparmiare circa il 30 percento del mio tempo in ufficio per le attività legate alle persone. Sapere che ho quel tempo dedicato mi permette di essere presente con loro. Non dovrei fare nient'altro con quei minuti e sapere che fa una differenza enorme.

A scuola, è stato insegnato come MBWA: gestione camminando intorno. Da bambina che lavorava nel parrucchiere di mia madre, la guardava prendersi cura dei suoi clienti personali, ma anche guardare il suo mentore compagni cosmetologi e parlare con i loro clienti. Come cameriere al college, stava osservando tutte le parti in movimento. Qui a VARIDESK, mi permette di volare a 30.000 piedi mentre provo anche quello che sta succedendo con la mia squadra sul campo di battaglia degli affari.