Prendi il controllo del tuo tempo

"Trovo che la maggior parte delle persone non faccia una pianificazione a lungo termine; piuttosto, pianificano per un periodo molto breve e, per questo motivo, sono guidati dall'urgente".

La definizione delle priorità, un aspetto della gestione del tempo, significa decidere ciò che è importante e dedicare tempo a tali priorità.

I proprietari di piccole imprese e gli imprenditori trovano particolarmente prioritaria la definizione delle priorità perché sono sedotti dall'urgenza e ciò che non è importante. Trovano che le cose che diventano pressanti sono vicine o popolari e spesso hanno un aspetto importante ma sono davvero solo urgenti.

La metà delle persone a cui insegno riconosce che metà del loro tempo è dedicato a cose urgenti, non importanti. Nel classificare ciò che facciamo in termini sia di urgenza che di importanza, parlo nei miei libri Le 7 abitudini di persone altamente efficaci e le prime cose in primo luogo su quattro quadranti: il quadrante 1 è urgente, importante; Il quadrante 2 non è urgente, importante; Il quadrante 3 è urgente, non importante; e il quadrante 4 non è urgente, non importante. Nella ricerca che abbiamo fatto con aziende che hanno un'influenza incommensurabile sullo sviluppo del controllo e della gestione della qualità, abbiamo scoperto che la maggior parte ha trascorso il proprio tempo nel quadrante 2. Gli altri hanno trascorso il loro tempo nel quadrante 3, facendo cose urgenti ma non così importanti. Lo sanno e lo ammettono. Potresti anche tu.

Al fine di dedicare più tempo a questioni non emergenti e importanti, sviluppa innanzitutto una dichiarazione di missione che abbia scopi e valori chiaramente identificati. Questo ti offre il contesto per la definizione di obiettivi a lungo e breve termine, nonché i piani per raggiungere tali obiettivi.

La seconda abitudine di The 7 Habits of Highly Effective People sta iniziando con la fine in mente. Riguarda la visione ed è l'inizio della tua missione. A partire dalla fine definisce i criteri più grandi. Puoi decidere le tue massime priorità in base a tale scopo. Una volta che hai quelle priorità e le mantieni come priorità, non rimarrai sedotto dalla costante ondata di urgenza.

Habit 3 è la creazione fisica del tuo scopo, valori, ruoli e priorità definiti. Quali sono le "prime cose"? Le prime cose sono quelle che tu personalmente trovi di più importanti. Se metti le prime cose al primo posto, stai organizzando e gestendo il tempo e gli eventi in base alle priorità personali stabilite in Habit 2, a partire dalla fine in mente.

Una volta che raggiungi quelle priorità per ogni ruolo che ricopri nella tua vita (affari, personale, famiglia, servizio alla comunità), hai il contesto dal quale distinguere tra ciò che è importante e ciò che è semplicemente urgente.

Non importa quanto sei intelligente o esperto, senza una dichiarazione di missione, puoi ancora cadere nella trappola di concentrarti su ciò che è urgente, piuttosto che su ciò che è importante. È così facile essere sedotti da ciò che preme, da ciò che è prossimo. Un esempio: interrompere una riunione di famiglia per una telefonata. O un altro esempio: interrompere un incontro estremamente importante per inviare messaggi di testo ed e-mail.

La tecnologia è un grande servitore, ma un cattivo maestro. Ti prende dalla tua attenzione. Non ha alcuna priorità associata.

Per seguire le tue massime priorità, fai un piano a lungo termine. Basa quel piano a lungo termine (guardando ai prossimi due o tre anni) sulla tua missione: il tuo scopo e i tuoi valori. Trovo che molte persone non pianifichino a lungo termine; piuttosto, pianificano per il breve termine e, per questo, sono guidati dall'urgente.

Gli imprenditori vengono così facilmente attratti dalla ricerca di opportunità a bassa priorità, piuttosto che dal tipo di opportunità che hanno un enorme potenziale commerciale per ridurre i costi e aumentare le entrate in modo sostanziale e coerente. Al contrario, potrebbero concentrarsi su risparmi a breve termine o su un nuovo flusso di entrate.

Un'altra cosa: evitare la pianificazione quotidiana. È possibile adattarsi quotidianamente, ma l'unità più breve di pianificazione e definizione delle priorità è una settimana. In una settimana, puoi pensare a ciascuno dei tuoi ruoli e determinare le cose più importanti che stai cercando di svolgere quella settimana in quel ruolo. Se entri nella pianificazione quotidiana, sei guidato dall'urgente.

Trascorrendo il tuo tempo nel quadrante 2 su questioni importanti non emergenti, vivrai un'esistenza più equilibrata. Devi riconoscere che non fare tutto ciò che accade va bene. Non c'è bisogno di estendersi troppo. Tutto ciò che serve è rendersi conto che va bene dire di no quando è necessario e quindi concentrarsi sulle priorità più elevate.