Il futuro è adesso: realtà virtuale dell'ufficio

L'idea di entrare in un ologramma per una riunione mensile del personale può ancora sembrare un po 'inverosimile per la maggior parte dei proprietari di piccole imprese, ma i miglioramenti della qualità della banda larga e della tecnologia disponibile stanno espandendo le opzioni di riunione virtuale a velocità di curvatura.

Eppure, anche nel mondo virtuale, è meglio dare un'occhiata prima di saltare. Che tu sia la NASA che evoca l'olodek della fantascienza di Star Trek per addestrare gli astronauti o un giovane imprenditore che lotta per comunicare con partner o clienti remoti, il primo passo nel nascente mondo virtuale dovrebbe essere fare i compiti per trovare il più appropriato e il costo soluzione efficace per te. Innanzitutto, ecco un primer sulla tecnologia disponibile.

Nel suo senso più semplice, una riunione virtuale è una telefonata tra due o più persone. Un buon audio è essenziale per il successo. Il passaggio successivo è un processo di condivisione di video e streaming video desktop o fisso, che può essere elaborato da semplici programmi, come i popolari programmi Skype per consumatori. Una volta che inizi ad aggiungere video di alta qualità e schermi su scala uniforme, il che sostanzialmente garantisce che il viso di tutti abbia le stesse dimensioni e che tutti possano stabilire un contatto virtuale occhio-a-occhio, i sistemi diventano un po 'più complicati e costosi.

La tecnologia 3D o "a immersione" consente ai partecipanti di partecipare alla riunione come se fossero parte di un videogioco. La tecnologia "Second Life", un ambiente 3D virtuale multiutente, include avatar o personaggi che i partecipanti modellano per rappresentarsi mentre navigano nel mondo virtuale. Considerando tutte queste cose disponibili oggi, un auditorium pieno di ologrammi in cui i partecipanti entrano (pensa al Senato Galattico di Star Wars) non sembra inverosimile o fantascientifico come una volta.

Homecare Homebase, una società di 10 anni con sede a Dallas che fornisce soluzioni software basate sul Web per l'industria delle cure domestiche, ha risparmiato costi di viaggio significativi collegando il personale della sede centrale e i project manager di Dallas ai tecnici con sede a Prospect, un sobborgo di Louisville, Kentucky tramite conferenza virtuale. "Spendevamo circa $ 20.000 al mese per le spese di viaggio di base tra Dallas e Kentucky", afferma Guy Conces, capo stratega dell'azienda. "Con il sistema video di alta qualità, ci siamo fatti strada e abbiamo risparmiato notevoli soldi lì".

I costi e le esigenze software di tali sistemi sono elevati. Ma possono essere compensati dai risparmi nelle spese di viaggio che altrimenti verrebbero sostenuti da team remoti che devono interagire. Inoltre, se non è necessario un quartier generale di un'azienda fisica, una startup potrebbe scoprire che vale la pena avviare un quartier generale animato e animato accessibile da persone in tutto il mondo.

In effetti, le aziende hanno abbracciato il percorso virtuale negli ultimi anni, in particolare dal tracollo economico del 2009 che ha spinto le aziende a ridurre i budget di viaggio e cercare in modo aggressivo alternative ai contatti da persona a persona, sessioni di formazione in loco ed eventi commerciali fisici. I miglioramenti nella qualità dell'audio e del video e nella velocità di consegna, nonché l'evoluzione degli strumenti virtuali, hanno consentito soluzioni economiche a costi di viaggio costosi.

Le aziende di fascia alta coinvolte nell'abilitazione delle tecnologie virtuali e del relativo supporto software - Hewlett-Packard, Second Life, Adobe, Cisco, IBM, Microsoft, Citrix e simili - hanno aperto la strada a modelli per evitare molte delle insidie ​​associate all'immersione virtuale.

Una spinta virtuale

Una società che è stata costretta nel mondo virtuale quando l'economia si è inasprita nel 2009 è Planview, una società di soluzioni di gestione del portafoglio con sede in Texas che fornisce ai clienti di fascia alta software aziendale. Con i clienti che hanno annullato i piani per partecipare alla conferenza annuale di persona della società, "Stavamo cercando di capire cosa fare: annulliamo, proviamo qualcosa online?" Racconta Kimberly Stone, direttore del web e dei servizi creativi.

Stai considerando le conferenze Web? Considera questo.

1. Quali sono i casi d'uso per cui hai bisogno di soluzioni? Quanti sono esterni? Interno?

2. Cercare approfondimenti del settore sui punti di forza e di debolezza delle varie soluzioni alternative.

3. Riduci le opzioni a due o tre soluzioni e fai una prova gratuita. Metti alla prova ciascuno su come la soluzione soddisfa le tue esigenze specifiche.

4. Pensa ai casi d'uso più estesi. Prova a capire come soddisfare le esigenze di tutti all'interno dell'organizzazione rispetto a un sottoinsieme che affronta i criteri degli utenti esperti all'interno del gruppo.

5. Strutturare un accordo di licenza adeguato alla propria organizzazione.

“Non capivamo veramente cosa fosse un evento virtuale in quel momento. Sono andato al Virtual Edge Summit per esplorare le nostre opzioni e sono stato in grado di tornare con alcune idee reali su come i piani virtuali potrebbero soddisfare le nostre esigenze ", afferma. La società di 350 dipendenti con uffici in tutto il mondo ha ideato una versione virtuale del suo evento dal vivo annuale. “Abbiamo elencato tutti i componenti del nostro evento, fino alle conversazioni in corridoio, per vedere come potremmo ricreare una piattaforma virtuale. Abbiamo parlato dei nostri obiettivi dell'evento, sviluppato una matrice di funzionalità e quindi valutato i fornitori sulla base di quella matrice … La giusta esperienza dell'utente e la facilità d'uso erano un must sulla nostra matrice. "

I team di Planview e Unisfair, la società che ha assunto per contribuire a produrre l'evento, hanno collaborato e il risultato finale è stato un enorme successo, con un aumento del 250% delle presenze durante l'evento dal vivo. Planview tornò agli eventi dal vivo l'anno successivo, ma ora sta studiando un approccio ibrido.

Lo studio delle opzioni virtuali ottimali per un'organizzazione richiede ricerca, proprio come qualsiasi parte di un piano aziendale. "Cercare di confrontare in modo chiaro le opzioni del software virtuale è come confrontare mele, arance, pesche e prugne", afferma Michael Doyle, fondatore e direttore esecutivo del Virtual Edge Institute, un'impresa lanciata nel 2008 per aiutare le organizzazioni a sfruttare la tecnologia per migliorare l'esperienza generale degli eventi e generare introiti. “Ciò che diciamo alle persone che devono fare è prima capire cosa vogliono ottenere. Un programma potrebbe essere molto diverso da un altro, anche se entrambi appartengono alla categoria aziendale ".

Mappatura fuori

Per la maggior parte delle aziende, la pianificazione virtuale inizia su piccola scala. Ma sia che venga prima disegnato su una TV al plasma nella sala riunioni, una lavagna, un laptop o un blocco note della vecchia scuola, il percorso nel mondo virtuale dovrebbe iniziare con una road map organizzativa che spieghi chi vuole fare cosa: attività, comunicazione, quante persone saranno coinvolte, ecc. Quella mappatura porterà direttamente al tipo di attrezzatura che supporterà tali esigenze, spiega Mark Gorzynski, capo scienziato di HP Halo, che crea straordinarie sale di videoconferenza utilizzate principalmente da grandi produttori e grandi giocatori nei settori finanziario, sanitario e assicurativo.

Le organizzazioni più piccole devono pensare ai loro casi d'uso quando considerano la tecnologia di web conferencing, afferma Michael Londgren, direttore del marketing di prodotto per Adobe Connect, che offre soluzioni di web conferencing per meeting online, e-learning e webinar basati sulla sua tecnologia Adobe Flash ai clienti di tutte le taglie.

"È importante soprattutto raggiungere le persone all'interno o all'esterno dell'organizzazione o entrambi?", Chiede. "Gli individui o i gruppi dovrebbero essere in grado di partecipare facilmente alle riunioni senza scaricare software aggiuntivo? È importante supportare diversi dispositivi mobili? È importante condividere una varietà di diversi tipi di contenuto? È importante creare una sala riunioni per usi diversi rispetto a dover creare una sala riunioni nuova di zecca ogni volta? ”

Per capire le esigenze virtuali di un'azienda, Gorzynski e Mike Experience Design Manager, Mike Derocher, suddividono gli obiettivi delle riunioni in quattro funzioni.

Socializzazione: un gruppo di persone si sta appena incontrando per conoscersi meglio o creare fiducia.

Coordinamento: un gruppo di persone sta tentando di svolgere un compito semplice, come tentare di sincronizzare i programmi.

Cooperazione: un gruppo sta chiedendo alle persone le loro opinioni o condividendo dati finanziari, rispondendo a domande o ricevendo feedback. Il vero dialogo sta avvenendo.

Vera collaborazione: un gruppo di persone sta creando nuovi contenuti, generando informazioni congiuntamente.

"Alcuni di questi sono incentrati sui dati e altri incentrati sulle persone", afferma Gorzynski. “La voce è la valuta per tutto; non puoi fare molto senza un buon sistema vocale. Per il coordinamento, sono necessari dati semplici, per condividere le diapositive, quindi è necessario un buon sistema di web conferencing e un canale vocale. Questo è tutto ciò di cui hai bisogno. Quando inizi a collaborare e a collaborare, inizi ad aumentare la complessità dei dati e questo ti aiuta a fare più di una cosa alla volta e ad avere il tipo di strumenti di dati di cui hai bisogno; ad esempio, puoi condividere le tue app con successo? "

I volti sono importanti

La valutazione delle valutazioni della collaborazione disponibile o del software di web conferencing in base alle proprie esigenze può fornire indicazioni.

"L'altra cosa che succede è che la socializzazione diventa più importante in questi altri incontri", afferma Gorzynski. "Questo è quando l'importanza del video inizia a entrare - in una riunione di cooperazione, ad esempio, vedere i volti delle persone diventa più importante".

Le soluzioni desktop in genere vanno bene per la socializzazione e il coordinamento, dice, ma non sono altrettanto efficaci con la collaborazione e la cooperazione. “Ad esempio, supponi di avere un incontro con il CEO di un'altra società per una partnership o un affare. Stai lavorando sulla tua webcam e sembri un po 'poco professionale. Stai chiamando dalla tua sala da pranzo o da una sala conferenze illuminata in modo errato e sembra che la videocamera ti stia illuminando il naso. Le conferenze desktop perdono rapidamente il loro fascino. "

L'illuminazione, lo sfondo e la posizione della telecamera sono fondamentali per apparire professionali quando si utilizzano i media, afferma Gorzynski. Prendi in considerazione l'idea di investire in una fotocamera migliore, una migliore illuminazione uniforme, uno sfondo pulito e testare dove dovrebbe essere montata la fotocamera, suggerisce. “La fotocamera deve essere posizionata negli occhi, se si è su un laptop, ciò significa elevare lo strumento della fotocamera all'altezza degli occhi. Se hai fatto tutta questa pianificazione, probabilmente sei in vantaggio rispetto al 90% degli altri imprenditori, senza investire tutti i tipi di denaro ".

Le conferenze Web sono la spina dorsale dell'intero sistema, afferma. “Puoi connetterti con voce e dati in qualsiasi momento. Ti sovrapponi a video migliori in quanto devi avere riunioni più sofisticate. La maggior parte delle piccole e medie imprese si rivolgeranno innanzitutto a sistemi basati sul web a basso costo che li serviranno bene per un sottoinsieme delle loro esigenze di incontro. I grandi sistemi video hanno un vantaggio per la socializzazione e la collaborazione che richiedono un'attenta attenzione alle dinamiche sociali. Le aziende dovrebbero rivolgersi a questi quando confermano la necessità di creare ambienti di incontro per supportare la socializzazione e la collaborazione a distanza. "

E non dimenticare, Derocher aggiunge che la facilità d'uso è fondamentale per la velocità di utilizzo.

Ora che sei pronto per le riunioni virtuali, ecco cinque suggerimenti per renderlo di successo.