Correttezza per un incontro professionale

Mantieni le tue maniere professionali durante gli incontri di lavoro. altrendo images / Stockbyte / Getty Images

Lavori per un'azienda che ha frequenti riunioni? Ti chiedi mai cosa dovresti fare e cosa è considerato un comportamento corretto in questi incontri? Temete di partecipare alle riunioni perché temete di poter commettere un passo falso che potrebbe mettere a repentaglio la vostra posizione o le opportunità di avanzamento?

In genere, manager, team leader o dirigenti aziendali si riservano il diritto di avviare riunioni di lavoro quando ne sentono la necessità.

Che si tratti di eventi programmati regolarmente o di uno scopo specifico, tutti i presenti devono seguire le linee guida sull'etichetta aziendale corrette.

Leader

Prima dell'incontro, è essenziale avere tutto organizzato in modo da non perdere tempo prezioso per nessuno. Volete che funzioni nel modo più fluido e programmato possibile, lasciando tuttavia il tempo per domande e feedback, se possibile. La chiave è mostrare rispetto per tutte le persone coinvolte.

Ecco alcune linee guida consigliate:

• Avere un'agenda scritta con una sequenza logica e tempi realistici. Se il tempo e le risorse lo consentono, invia le copie a tutti coloro che parteciperanno.
• Invia un invito ai potenziali partecipanti con il maggior numero possibile di dettagli sulla riunione, inclusi posizione, ora di inizio, cosa portare e orario di fine.
• Inizia con un saluto amichevole e fai sapere a tutti quando è giusto fare domande.
• Avere acqua sul podio o davanti alla stanza e sorseggiarla tra gli argomenti o quando qualcun altro sta parlando.

• Non è necessario annotare il tuo discorso alla lettera, ma devi almeno avere punti elenco nelle note. Non farlo potrebbe farti saltare da un argomento all'altro e perdere traccia di ciò che devi dire. Ciò può farti perdere tempo e lasciare che i partecipanti si chiedano il punto della riunione.
• Sii consapevole del linguaggio del corpo dei tuoi partecipanti. Se vedi che le persone stanno perdendo interesse, fermati e controlla te stesso per assicurarti di non ripetere le informazioni o di dedicare troppo tempo a qualcosa che non è pertinente.
• Avere alcuni aneddoti per mantenere l'incontro interessante. Tuttavia, evita di dire barzellette inappropriate che abbiano anche un accenno a sessismo, razzismo o qualsiasi altra cosa che possa offendere gli altri.
• Non rubare mai le idee degli altri e chiamali tuoi. Dare sempre credito agli altri per idee e attività di successo.
• Mentre va bene spostarsi un po ', non andare avanti e indietro attraverso la parte anteriore della stanza. Questo ti rende nervoso.
• Durante il periodo di domande e risposte, rimani in silenzio fino a quando la persona che chiede finisce prima di rispondere. Se non capisci la domanda, chiedigli di ripeterla o di spiegare ulteriormente la domanda.
• Se qualcuno sembra arrabbiato o ostile, mantieni la calma e chiedi alla persona di discuterne con te in un secondo momento.
• Termina la riunione in anticipo se possibile. È meglio che sia più corto di perdere l'attenzione dei presenti.

Partecipanti

Tutti coloro che sono chiamati alla riunione dovrebbero partecipare a meno che le circostanze non lo consentano. Se conosci la riunione in anticipo, prendi in considerazione la possibilità di dedicare più tempo alla toelettatura personale per mostrare rispetto per i supervisori che partecipano.

Vestiti in modo appropriato per il livello aziendale.

Suggerimenti per le modalità di riunione:

• Se ti viene chiesto di inviare un messaggio di conferma, fallo non appena entri nella riunione sul tuo calendario.
• Mostra in tempo. Prendi alcuni minuti prima, se possibile.
• Controlla il tuo telefono cellulare e assicurati che sia acceso o spento. Non dovresti mai inviare messaggi di testo durante una riunione, a meno che il leader non ti chieda di specificare una persona specifica.
• Se vengono serviti rinfreschi, una bevanda è accettabile. Tuttavia, a meno che tutti gli altri non stiano mangiando, attendere fino a quando la riunione è finita per fare uno spuntino.
• Se questo è un incontro a pranzo, porta il tuo cibo al tavolo e mangiatelo nel modo più silenzioso possibile e senza richiamare l'attenzione su di te.
• Non chattare o scambiare note con altri partecipanti. Ciò è molto dirompente e può dare l'impressione che non si prenda sul serio il proprio lavoro per prestare particolare attenzione a ciò che viene discusso.
• Se sei chiamato, rispondi il più direttamente possibile. Quando non conosci la risposta, scusa e sii onesto. Nessuna risposta è migliore di quella sbagliata.
• Dopo l'incontro, ringrazia l'oratore.
• Non indugiare nella sala riunioni più a lungo del necessario. Appendere fuori ti farà apparire inattivo, e non vuoi che il capo pensi che stai usando l'incontro per sottrarti ai tuoi doveri.

Riunioni in un ristorante

A volte viene chiamato un incontro per il pranzo, e può essere tenuto in un ristorante. Anche se questo è lontano dall'ufficio, ricorda che sei ancora al lavoro.

Ulteriori suggerimenti per le riunioni per le riunioni del ristorante:

• Non dimenticare mai le tue maniere a tavola.
• Gestisci le disavventure durante i pasti con grazia e buone maniere.
• Utilizzare utensili adeguati. In caso di dubbi su quale forcella seguire ogni corso, seguire la persona che conduce la riunione.
• Se sei in un ristorante a buffet, conosci le buone maniere per aiutarti.
• Seguire le linee guida appropriate per mangiare cibi da finger.