7 modi per liberare altre 25 ore settimanali

Ecco qualcosa che chiedo a tutti i miei clienti CEO di fare:

Scegli il giorno più affollato della settimana. ( Per la maggior parte è lunedì. )
Annota tutto ciò che fai quel giorno, ogni minuto, su un singolo foglio di carta. ( Se hai trascorso tre minuti a mangiare un muffin e 17 minuti a guardare un piccione fuori, scrivilo. )
Inviami una copia di tale suddivisione minuto per minuto e chattiamo.

Ho lavorato con centinaia di amministratori delegati di tutto il mondo e sai cosa hanno in comune quando completano questo esercizio? Nei loro giorni più affollati in ufficio, trascorrono fino al 50 percento della loro giornata via e-mail!

Sono rimasto scioccato quando ho notato per la prima volta questo schema. Stiamo parlando di leader altamente qualificati e ben addestrati che passano la maggior parte del loro tempo a inviare e- mail ( un'abilità di basso livello ) nei giorni in cui le loro abilità uniche sono maggiormente necessarie.

Parla di inefficiente.

Sebbene sia una tendenza sorprendente, non credevo davvero che fosse un'epidemia fino a quando non ho letto un recente sondaggio pubblicato da Reuters secondo il quale il lavoratore medio spende fino a 6, 3 ore al giorno per e-mail .

Questo è un problema serio

Troppe persone lavorano sempre più a lungo, attribuendo a " Quello che serve per avere successo", senza rendersi conto che stanno spendendo fino a 6, 3 ore al giorno per un'attività che non dovrebbe richiedere più di un'ora.

Sono almeno 25 ore a settimana che potresti riavere nella tua vita ( per passare con la famiglia, perseguire un hobby, qualunque cosa ) se solo tu potessi conoscere le tue abitudini di posta elettronica.

La buona notizia è che puoi.

Ecco sette semplici hack per risparmiare tempo che puoi usare adesso per dimezzare il tuo tempo di posta elettronica entro domani:

Hack # 1 che fa risparmiare tempo: non ci sono più lunghe catene di e-mail.

Quando la tua catena di posta elettronica raggiunge più di cinque risposte avanti e indietro, è ora di alzare il telefono.

Certo, potrebbe essere più facile digitare una risposta rapida, ma quello che dimentichi di rendere conto è il tempo sprecato in attesa che l'altra parte risponda. L'attesa di una risposta innesca un processo nel nostro cervello chiamato loop aperto . Vogliamo conoscere la risposta alla nostra richiesta in modo da poter chiudere il ciclo .

Ma poiché la risposta sta impiegando così tanto tempo, finiamo per cercare altrove. Facebook. Twitter. Youtube. Dovunque. I nostri cervelli bramano la conclusione; Internet finge di fornirlo.

Venti minuti dopo e stiamo ancora aspettando, nulla è stato realizzato.

Invece, alza il telefono, fai una breve chat, chiudi il loop e vai avanti.

Hack # 2: risparmio di tempo: e-mail durante le ore lente.

Ecco il trucco: non inviare e-mail quando sai che le persone ti invieranno via email. Invece, invia la tua e-mail in un momento in cui sai che non sarai tentato di attendere una risposta.

Se hai bisogno di una risposta immediata, vedi l'Hack per risparmiare tempo sopra.

Hack # 3: risparmio di tempo: in realtà invia un'email quando stai "inviando un'e-mail".

Non è che l'e-mail sia inefficiente; è il nostro uso inefficiente e dispendioso di esso. Quando sei nella tua e-mail, invia un'email.

Non guardare i video di YouTube in un browser separato mentre scrivi una risposta via email. Non chattare su Skype durante l'invio di un file. E-mail.

Entra, fai quello che devi fare, esci e vai avanti.

Hack # 4: risparmio di tempo: utilizzare risposte predefinite.

Se invii la stessa e-mail più di una volta in una sola settimana, dovresti utilizzare risposte predefinite predefinite.

Non sei sicuro che le risposte predefinite funzioneranno nella tua situazione? Provalo per 30 giorni. Sarai sorpreso dai risultati.

Hack # 5: risparmio di tempo: la regola dei 2 minuti.

Tempo per tre giorni scrivendo e-mail. Sarai sorpreso da due cose:

Due minuti sono in realtà molto tempo.
Scrivi troppe e-mail per più di due minuti.

Cosa fai se la tua email impiega più di due minuti? Hai indovinato. Rispondi a quel telefono.

Hack n. 6 che fa risparmiare tempo: usa le email di risposta automatica per dire alle persone che sei occupato.

Per la maggior parte, la più grande distrazione con l'e-mail non è ciò che stai inviando, ma chi continua a riempire la tua casella di posta con le richieste.

Il modo più veloce per ridurre questi tempi è impostare un'e-mail di risposta automatica che dice qualcosa del genere:

Scoprirai che la maggior parte delle persone che ricevono un'e-mail come questa impareranno rapidamente a rispettare il tuo tempo, e offrire loro alternative di contatto significa che ottengono ancora ciò che vogliono e tu hai più libertà di tempo a causa di ciò.

Hack # 7: risparmio di tempo: ottieni un assistente virtuale.

Troppe persone soffrono di "ansia nella posta in arrivo", che li costringe a controllare, ricontrollare e quindi ricontrollare per vedere in quali condizioni si trova la loro posta in arrivo.

La soluzione è assumere qualcun altro di cui preoccuparsi in modo da poter dividere in compartimenti e ridurre il tempo impiegato a controllare inutilmente.

L'analisi e-mail è una delle offerte di lavoro più popolari su siti come Upwork, e c'è una buona ragione per farlo. Assumere qualcuno per pochi dollari l'ora per cercare, organizzare e persino programmare le e-mail per te ti dà la tranquillità di cui hai bisogno per essere produttivo.

Consiglio del professionista: istruisci il tuo assistente a riconoscere e rispondere a e-mail di basso livello e senza priorità, liberando ancora più tempo.

Queste strategie sono semplici, ma funzionano. All'inizio potresti avere difficoltà a rimanere coerente, ma non arrenderti.

Costruisci le abitudini. Risparmia tempo. Regalati 25 ore extra a settimana.