5 modi per ripulire il tuo e-clutter
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A prova di clutter i tuoi file elettronici con questi semplici consigli
Hai deciso di convertire tutti i file cartacei - ricevute, dichiarazioni dei redditi, documenti assicurativi e altro - nelle versioni digitali. È una mossa intelligente che ti aiuterà a tenere i tuoi file al sicuro da disastri legati alle condizioni meteorologiche e anche a risparmiare spazio, a diventare verde ea tenere i file a portata di mano anche quando non sei a casa (non è il cloud fantastico!).
Una volta che hai scannerizzato e frantumato i tuoi vecchi documenti, hai gettato lo schedario e hai tirato un sospiro di sollievo, potresti pensare di aver finito, giusto? Bene, non proprio. I tuoi voluminosi file elettronici potrebbero non essere sgradevoli come pile di carta precarie, ma ciò non significa che siano a prova di ingombro. Crea un desktop ordinato e implementa il controllo del cloud con questi suggerimenti di Joshua Zerkel, un organizzatore professionista certificato di Evernote:
1. Organizza per il tuo cervello.
Quando stai cercando un documento, pensi innanzitutto a quale categoria rientra? O ti concentri su quando potresti averlo archiviato? La tua risposta ti dirà come mettere insieme il sistema organizzativo che meglio servirà il tuo processo di pensiero. Se sei un pensatore categoriale, crea contenitori separati per argomenti di ampio respiro; se la tua mente si muove in ordine cronologico, organizza le cartelle per anno.
2. Essere descrittivo con i nomi dei file.
Se sei troppo vago, rischi di perdere tempo aprendo i file per vedere esattamente cosa c'è dentro. Dovresti includere una riduzione dei contenuti, oltre alla data e al nome del venditore, dice Zerkel. Quindi, al posto di "Assicurazioni", pensa "Piano assicurativo del proprietario di una casa statale 2015".
3. Mantieni le cose visibili.
Uno dei principali errori che Zerkel vede nella gente: scorrere una catena infinita di cartelle e file per trovare quello che stanno cercando. Idealmente, tieni tutte le tue cartelle principali visibili in modo che tu possa dare un'occhiata a una singola finestra: pensa a 25 articoli o meno.
4. Elimina sottocartelle non necessarie.
La creazione di cartelle all'interno di cartelle all'interno di cartelle può sembrare meticolosa, ma nasconde solo le informazioni che stai cercando. Limita te stesso a solo un paio di strati di sottocartelle, dice Zerkel, ed elimina tutto ciò che contiene solo uno o due file.
5. Crea scorciatoie per te stesso.
Mantenere scorciatoie sul desktop per progetti attivi ti fa risparmiare tempo, dal momento che sarai in grado di raggiungerli facilmente. Una volta completato il progetto, ad esempio, presentando la dichiarazione dei redditi di quest'anno o terminando la ristrutturazione della cucina, è possibile eliminare la scorciatoia.
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