3 Suggerimenti per la produttività popolari che in realtà ti fanno perdere tempo

A questo punto, probabilmente pensi di aver ridotto la produttività e la procrastinazione. Sai cosa ti aiuta a produrre il tuo miglior lavoro e sai quando ti stai rilassando. E se potessi davvero lavorare contro te stesso?

Alcune attività che sembrano produttive in realtà stanno sprecando il tuo tempo, mentre le cose che sembrano perditempo possono aiutare a ridurre lo stress e aumentare la produttività. Non mi credi? Diamo un'occhiata ad alcune delle strategie più comuni utilizzate per combattere la procrastinazione per vedere come aiutano davvero la produttività.

1. Evitare di distrarre siti Web.

La prima cosa che fai quando cerchi di evitare la procrastinazione è bloccare i siti che perdono tempo come Facebook e YouTube. Esistono innumerevoli app, estensioni del browser e altri strumenti progettati per fare proprio questo: tenerti in attività bloccando i siti non correlati al lavoro.

E sembra un'ottima strategia. Dopotutto, un recente sondaggio condotto da Paychex ha rilevato che il 46 percento dei millennial e il 45 percento della Gen Xer ammettono di perdere tempo al lavoro ogni giorno navigando in Internet.

Ma quando agli intervistati è stato chiesto quali strategie di perdita di tempo funzionassero, i blocchi di siti Web sono stati classificati come la strategia meno efficace. Perché? Perché passare qualche minuto in un'attività senza cervello può effettivamente aiutarti a rifocalizzare.

In effetti, il 57 percento dei datori di lavoro e il 64 percento dei dipendenti intervistati da Staples affermano che fare delle pause adeguate è un fattore chiave per la produttività complessiva. Pensaci: quando passi l'intera giornata senza sosta a fissare lo stesso schermo e a lavorare sullo stesso compito, il tuo cervello si stanca, i tuoi occhi si stancano e ti bruci. Ma se fai delle piccole pause durante il giorno, ti dà la possibilità di prendere una pausa, rinfrescarti e tornare al lavoro pronto per partire.

Vai avanti e scorri Facebook, guarda un video cane su YouTube o fai una passeggiata per l'edificio.

Quindi ogni volta che inizi a sentirti sopraffatto, stanco o frustrato, fai una pausa. Vai avanti e scorri Facebook, guarda un video cane su YouTube o fai una passeggiata per l'edificio. Quando torni al tuo lavoro, sarai più felice e più produttivo.

2. Resta aggiornato sull'email.

Arrivi alla tua scrivania la mattina, il caffè è pronto e qual è la prima cosa che fai? Controlla la tua email. Trascorri la prima parte della mattinata a smistare la posta in arrivo, rispondendo alle e-mail e leggendo gli aggiornamenti di colleghi e dirigenti. Quando finalmente riesci a superare tutto, ti senti come se avessi realizzato qualcosa di grande - è fantastico!

Ma in realtà non hai realizzato molto, e il resto della giornata è pronto per lo stesso. Ogni volta che invii o leggi un'email da qualcuno nel tuo ufficio, stai perdendo tempo e alcuni professionisti iniziano a realizzarlo.

In un sondaggio pubblicato da Unify su 9.000 lavoratori negli Stati Uniti, nel Regno Unito e in Germania, il 28 percento ha affermato che l'e-mail è lo strumento che più vorrebbero vedere rimosso dal posto di lavoro. Perché? I dipendenti pensano che sia inefficiente, che distrae, impiega troppo tempo e che ci sono modi migliori per comunicare.

Qual è la forma di comunicazione migliore, più efficiente e produttiva? Faccia a faccia. Sebbene alzarsi e conversare possa sembrare che richiederebbe più tempo, in realtà aiuta a migliorare la produttività. Invece di inviare e-mail avanti e indietro e in attesa di risposte, puoi risolvere immediatamente qualsiasi domanda o problema.

3. Pianifica ogni giorno con un elenco di cose da fare.

Il consiglio di produttività n. 1 che hai sentito più volte è quello di organizzarti, pianificare la tua giornata e utilizzare un elenco di cose da fare. E in teoria, suona alla grande. Ma in realtà, la tua giornata lavorativa è raramente così semplice.

Pianifichi che la tua giornata vada da una parte, ma il tuo manager viene da te con una richiesta urgente, quindi c'è un incendio che devi spegnere e il tuo collega ha bisogno di input per un progetto. Prima che tu lo sappia, la giornata è finita e non hai fatto un'ammaccatura nella tua lista di cose da fare.

Sfortunatamente, questa situazione è comune. Tra i professionisti IT della salute intervistati nel Rapporto sullo stress IT della salute 2016, condotto dal mio datore di lavoro HealthITJobs.com, il 39% ha valutato le priorità in evoluzione come uno dei principali fattori di stress sul lavoro.

Quindi, sebbene la tua lista di cose da fare abbia buone intenzioni, non tiene conto della flessibilità necessaria per gestire progetti e problemi che emergono improvvisamente durante il giorno. Quindi la tua lista di cose da fare ora è solo un promemoria di tutte le cose che non hai fatto e che può causare uno stress maggiore.

Invece, scrivi un elenco di ciò che hai effettivamente realizzato alla fine di ogni giornata. In questo modo ti senti motivato da tutto ciò che hai fatto e tieni sotto controllo la tua effettiva produttività.

La lotta alla procrastinazione non è nuova, ma i modi in cui ci avviciniamo alla produttività e al lavoro stanno cambiando. Valuta le tue strategie per rimanere in attività per vedere quali sono effettivamente utili e quali sono solo un'altra perdita di tempo.